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This is a guest blog by RWSN Member Organisation PRACTICA Foundation.

The WASH Alliance International value proposition for tools supporting sustainable water systems’ maintenance in rural settings

In previous posts, it was discussed why Asset Management (AM) represented an opportunity for improving the technical and financial operation of water systems in the Global South. However, experiences have taught us that simply proposing ‘tools’ as a solution for sustainable water management is not the answer. Since the 1980s, AM tools have been available as complex software packages with huge data requirements. As a start point to simplify the implementation of AM, Practica Foundation built an Excel-based tool. However, it became clear that an Excel tool might not be user-friendly and can easily become too complicated and time consuming to be effectively used by local water operators and user committees.

The value proposition from the WASH Alliance International approach

The WASH Alliance International under the WASH SDG programme is developing a set of open-source tools based on iterative and human-centred design processes. The development of the tools is led by SmartTech, a software company based in Nepal.  To ensure that all users’ needs are considered, plenty of time has been invested in actively engaging local stakeholders.  This group consist of water user committees, men and women, entrepreneurs and regulating bodies such as (local) governments. The stakeholders are engaged in the design, prototyping, and field testing.

 ‘What triggered me the most, is the high level of collaboration that the stakeholders have achieved, supported by the WASH Alliance International’. – Serish Dhital, Project Lead at Smart Tech.

He further adds, ‘the design team should spend enough time understanding who the users are, what their specific needs are, what their priorities and constraints are. In the end, this will result in the development of a tool that is easy to understand, and that people really want to use because it makes their lives easier and has clear benefits such as time-saving and cost-effectiveness.

1. E-learning tool

To guide the asset management application, it is important that everyone involved has a clear understanding of the concept of asset management. Therefore, a capacity building component has been integrated in the introduction of asset management toolbox. The e-learning is a user-friendly interactive tool that makes use of Moodle (an open-source platform). The learning process has been separated into 3 different modules, each of them aiming at different target groups. The first one aims for the water user committee members (WUC), representatives from the government of villages or towns. Here the e-learning tool deals with the basics and why of implementing Asset Management in rural and peri-urban water systems.

The second target group includes the water systems’ caretakers and NGO field-level staff. Here, the addressed topics are more technical and practical oriented, including the implementation and monitoring of an asset management plan in a real-life setting. The third module aims at professionals from government, NGOs and private companies. Here, the main focus is to translate the knowledge that has been acquired in the first two modules into a solid AM strategy and plan. Including a section to analyze different costing and tariff scenarios.  

2. Android app

The app is in the process of development. Based on the identified needs the app is expected to include:

1. A digital cashbook with the income and expenditures per month.
2. Maintenance activities per asset divided in three categories: preventive, inspective and reactive. With the possibility to include maintenance logs.
3. Service monitoring  to check the provided service level  in terms of water quantity and quality.

3. Dashboard

The web-based dashboard allows to monitor maintenance, finance and to plan service activities for the systems’ assets. The envisioned functionalities include:

1. Financial data visualization: Includes the current and expected annual income and expenditure, and a Cashbook with monetary flows.  
2. Maintenance: Includes a detailed cost visualization of operation and maintenance costs, with a split up in material-, replacement-, labour costs. And a risk assessment for the systems’ assets.
3. Service level monitoring: Includes the volumes of water supplied per month, and the water quality. And the possibility to check whether this is in line with volume of water sold, so non-revenue water can be accounted for.

In the next and last post of this blog series the road map for implementation, sharing, promotion, and scaling of the tools will be presented.

Special thanks go to Serish Dhital, project lead at SmartTech. This document was developed by Practica Foundation as a member of the WASH Alliance International, partner of the WASH SDG Consortium. For more information please contact: info@practica.org; or visit http://www.practica.org. Photo credit: CIUD, Nepal.

Esta entrada fue realizada por PRACTICA Foundation como miembro de la RWSN.

La definición, ventajas y principales pasos para aplicar el manejo de activos en los sistemas de agua

Después de identificar los principales retos que la Alianza WASH ha sobrellevado en proyectos anteriores, el concepto de Manejo de Activos ha emergido. ¿Qué es? ¿Cómo puede ser útil para los usuarios y gerentes de sistemas de agua en su día a día?

Sudarshan Rajbhandari, el director de programa de CIUD (una ONG local en Nepal) comparte su historia sobre la primera vez que escucho sobre este concepto.

‘La primera vez que escuché sobre manejo de activos me sorprendí. Para mi es como poner todas las piezas de unas rompecabezas juntas’

Los sistemas de agua en Nepal generalmente se construyen se realizan con fondeo de agencias donantes y contribuciones de las comunidades. Una vez que los sistemas han sido construidos, es tarea de las ONG el promover el desarrollo de capacidades en los temas de mantenimiento, operación y planeación. Sin embargo, todas estas actividades no se realizan con una mentalidad de mejora continua. Es decir, se realiza con una visión de corto plazo, se resuelven los problemas conforme se van encontrando.

Sudarshan concuerda que el Manejo de Activos es un concepto que ayuda a organizar todas las actividades que actualmente se llevan acabo en los sistemas de agua. Mejorando la operación técnica y financiera. A continuación, se presenta una definición del concepto de Manejo de Activos.

‘Manejo de Activos se refiere a la actividad de alcanzar y mantener el nivel de servicio adecuado durante un determinado periodo de tiempo a un determinado costo.’

Componentes principales de un plan de Manejo de Activos

Idealmente el concepto del manejo de activos debe ser utilizado durante la fase de diseño del proyecto. Sin embargo, también se puede utilizar para optimizar o rehabilitar la infraestructura pre-existente. Se conforma de los siguientes pasos.

Paso 1: Plan de mantenimiento basado en el nivel de servicio.

1. Inventario de activos: se enfoca en proveer una visión clara de los componentes en el sistema. Indicando la posición, estado actual, y la manera mas propensa a fallar y su efecto en el sistema.
2.  Nivel de servicio: Una vez que conocemos cuales son los activos que conforman el sistema, el siguiente paso es acordar en el nivel del servicio que se va a proveer (la cantidad y la calidad del agua, a quien se va a proveer, a que hora, y bajo que condiciones). Especial atención se debe de prestar a asegurarse que se provee de agua a toda la comunidad (incluidos pobres y discapacitados).
3. Definición de la tarifa: Una vez definidos el nivel de servicio y el inventario de activos, el costo de mantenimiento anual puede ser estimado. Sirviendo como línea base para determinar la tarifa.
4. Finalmente, con la información recabada hasta este punto se puede construir el plan de mantenimiento anual, con información detallada sobre los ingresos y los costos de operación del sistema.

Paso 2: Optimización iterativa del Sistema. Al comparar los costos estimados con los ingresos esperados se puede comenzar a optimizar el sistema. Por ejemplo, cuando un sistema tiene un déficit de ingresos, el nivel del servicio se debe de disminuir, o bien la tarifa del agua debe incrementarse. Con esta información todos los actores involucrados pueden realizar iteraciones hasta mejorar el servicio del sistema.

Paso 3: Monitoreo y ajuste. El siguiente paso consiste en el monitoreo de indicadores del sistema: volumen y calidad del agua distribuida, asequibilidad, fiabilidad, accesibilidad y mas. Esto ayudara a comparar las estimaciones que fueron realizadas con los datos reales. Por ejemplo, ¿Los ingresos y gastos son como se esperaba? Y si no, ¿Cuáles son los ajustes que se pueden realizar para mejorar el funcionamiento del sistema? En el mejor de los casos, ¿Se puede incrementar el nivel del servicio por el mismo precio?

Para finalizar esta publicación es importante considerar la visión de Sudarshan para los años venideros en lo que refiere a la operación de los sistemas de agua.

‘No se puede manejar lo que no se entiende’

Desde su perspectiva el Manejo de Activos es una herramienta importante para disminuir la falta de información con respecto a la operación y mantenimiento de los sistemas de agua. Queda claro que, para implementar esta metodología se pueden utilizar diferentes herramientas. En el siguiente post se hará un breve recuento de las herramientas que la Alianza WASH Internacional se encuentra desarrollando en Nepal.

Agradecimientos especiales a Sudarshan de CIUD por compartir sus experiencias con el Manejo de Activos. Este documento fue realizado por la Fundación Practica como parte de la Alianza WASH Internacional, parte del consorcio WASH SDG. Para más información contactar: info@practica.org; o visite http://www.practica.org. Foto: CIUD Nepal.

Ceci est un blog de la Fondation PRACTICA, Organisation membre du RWSN.

La définition, les avantages et les principales étapes pour gérer durablement les systèmes d’approvisionnement en eau

Notre premier blog traitait des principales contraintes rencontrées par l’Alliance Internationale WASH lors de son travail sur l’ODD 6 dans les pays du Sud. Sur la base de son évaluation, l’Alliance a estimé que la gestion des actifs (GA) est l’une des meilleures méthodologies pour améliorer la durabilité des systèmes d’approvisionnement en eau ruraux et périurbains. Cependant, qu’est-ce que la gestion d’actifs et en quoi peut-elle être utile à la fois aux gestionnaires et aux utilisateurs dans leurs activités quotidiennes ?

Sudarshan Rajbhandari, le directeur de programme du Centre de développement urbain intégré (CIUD, une ONG locale au Népal), partage sa réaction lorsqu’il a entendu parler de ce concept :

« La première fois que j’ai entendu parler de la gestion d’actifs, j’ai été surpris. On aurait dit que toutes les pièces du puzzle de la « gestion du système d’adduction en eau » étaient enfin réunies.

Les systèmes d’approvisionnement en eau au Népal sont principalement construits grâce au financement d’agences donatrices et aux contributions des communautés locales. Une fois les systèmes construits, certaines ONG locales se chargent de fournir des formations de renforcement des capacités sur l’entretien et l’exploitation. Cependant, ces apprentissages sont mis en pratique sans planification à long terme. Les problèmes ne sont traités que lorsqu’ils apparaissent, ce qui conduit à des solutions temporaires, et bon marché, non-viables à long terme.

Sudarshan convient que la gestion des actifs est un cadre complet qui aide à combiner tous les concepts déjà mis en place au Népal. L’application de cette méthodologie ne renforce pas seulement le fonctionnement technique, mais aussi les aspects financiers.

Définition de la gestion des actifs:

« L’activité consistant à atteindre et à maintenir les besoins d’approvisionnement en eau convenus (= niveau de service) pendant une période prolongée et à un certain coût »

Principaux éléments d’un plan de gestion des actifs

Idéalement, la gestion des actifs est appliquée pendant la phase de planification et conception de tout nouveau système d’approvisionnement en eau, mais elle peut également être utilisée pour optimiser ou réhabiliter les infrastructures existantes. Elle se compose de trois étapes principales.

Étape 1 : Plan de maintenance basé sur un contrat de niveau de service.

1. Inventaire des actifs et évaluation des risques : fournit un aperçu clair des composants du système et des risques associés. Sont listés : état actuel, durée de vie, aspects critiques, manières courantes dont les actifs tombent en panne, et effets sur l’ensemble du système.
2. Accord de niveau de service : processus participatif d’établissement d’un accord sur le niveau de service (quantité et qualité d’eau à fournir, à qui, à quel moment, pour combien de temps et dans quelles conditions). Une attention particulière doit être accordée à l’inclusion.
3. Définition du tarif : Avec les informations précédentes (niveau de service et inventaire des actifs), les coûts annuels de maintenance et de remplacement peuvent être estimés. Une base de référence est fixée pour l’accord tarifaire de l’eau entre les utilisateurs et les gestionnaires.
4. Enfin, le plan de maintenance peut être élaboré, avec des informations détaillées sur les revenus et les coûts d’exploitation du système.

Étape 2 : Itérations d’optimisation du système. En comparant l’estimation des coûts avec le revenu estimé, on peut optimiser le système. Par exemple, lorsque le coût du système est plus élevé que le revenu, on peut soit abaisser le niveau de service, soit augmenter le tarif de l’eau pour parvenir à une analyse de rentabilisation durable. De telles itérations peuvent être faites jusqu’à ce que tout le monde soit d’accord.

Étape 3 : Suivi et ajustement. La troisième étape consiste à surveiller les performances du système (quantité d’eau, qualité, coût, la fiabilité, accessibilité, etc.). Cela permet de comparer les pronostics avec les données réelles. Par exemple, les revenus et les dépenses sont-ils conformes aux attentes ? Des ajustements peuvent-ils être faits ? Ou mieux encore, peut-on augmenter le niveau de service pour le même tarif ? Pour clore cet article, il est essentiel de considérer la vision de Sudarshan sur le fonctionnement des systèmes d’eau pour les années à venir.

« Vous ne pouvez pas gérer quelque chose que vous ne comprenez pas »

La gestion des actifs est une méthodologie clé pour combler le manque d’informations et augmenter le fonctionnement technique et financier des systèmes d’approvisionnement en eau ruraux et périurbains. Dans les prochains articles, nous présenterons les outils en cours de développement qui aideront les managers à mettre en place la GA.

Des remerciements particuliers vont à Sudarshan de CIUD pour avoir partagé son expérience avec l’outil de gestion des actifs. Document développé par la Fondation Practica en tant que membre de l’Alliance Internationale WASH, partenaire du WASH SDG Consortium. Pour plus d’informations, info@practica.org / www.practica.org. Photo: CIUD, Nepal.

This is a guest blog by RWSN Member Organisation PRACTICA Foundation.

The definition, advantages and main steps to apply water systems’ asset management.

Our latest blog entry dealt with the main constraints the WASH Alliance International has encountered while working on SDG 6 in the global South. Based on its assessment, the WASH Alliance International felt that Asset Management is potentially one of the best methodologies to improve the sustainability of rural and peri-urban water systems. However, the question arises: What is asset management and how can it be useful for both managers, and users in their regular activities?

Sudarshan Rajbhandari, the Programme Director from Centre of Integrated Urban Development (CIUD, a local NGO in Nepal), shares his instant reaction when he heard about this concept:

‘The first time I heard about asset management I was quite surprised about it.  It sounded like all the pieces of the ‘water system management’ puzzle came together.’

Water supply systems in Nepal are mostly constructed through funding from donor agencies, and with contributions from local communities. Once the systems have been constructed, some local NGOs take up the task to provide capacity building trainings on maintenance and operation. However, these learnings are put into practice without a long-term planning.  Problems are only addressed as they emerge which leads to temporary or quick & cheap solutions, which may not be sustainable in the long run.

Sudarshan agrees that Asset Management is a comprehensive framework that helps to combine all the concepts already being considered in the context of Nepalese water systems. Applying this methodology does not only strengthen operation technically, but also financially. It ensures water systems are functioning continuously.

Defining Asset Management: ‘The activity of achieving and maintaining the agreed water delivery needs (=service level) during a sustained period of time at a certain cost’

Main components of an Asset Management plan

Ideally, asset management is applied during the planning and design phase of any new water supply system, but it can also be used to optimize or rehabilitate existing infrastructure. It consists of three main steps.

Step 1: Maintenance plan based on a service level agreement

1. Asset inventory & Risk Assessment: provides a clear overview of the system components and their associated risks. It shows their position, current state, expected lifespan, most critical aspects and common ways in which the assets can fail and the effect on the overall system.
2. Service level agreement: entails a participatory process of establishing an agreement on the service level (the amount and quality of water to be provided, to whom, at what time, for how long and under which specific conditions). Special attention should be given to the fundamental starting point of water allocation- being inclusive. Ensuring water provision to the community as a whole (including poor and disadvantage).
3. Tariff definition: With the previous information (service level and asset inventory), the yearly maintenance and replacement costs can be estimated.  Setting a baseline for the water tariff agreement between users and managers. Users are often willing to pay more for higher service levels. All groups should be included in the discussion where differentiation in tariffs of certain groups can be an option.
4. Finally, the maintenance plan can be developed, with detailed information about the income and costs of operating the system.

Step 2: System optimization iterations. By comparing the cost estimation with the estimated income one can optimize the system. For example, when a piped system has a higher cost than income, one can either lower the service level or raise the water tariff to come to a sustainable business case. With these insights, the involved actors can make iterations until everyone agrees with the service level.  

Step 3: Monitoring and adjustment. The third step is to monitor the performance of the system (key parameters encompass water quantity, quality, affordability, reliability, accessibility, and more). This helps to compare prognoses with actual data. For example, are income and expenditures as expected? And if not, are adjustments required to ensure a sustainable solution? Or even better, can the service level be increased for the same tariff?

To close this post, it is key to consider Sudarshan’s vision on water systems’ operation for the coming years.

‘You cannot manage something that you do not understand’

He believes Asset Management is a key methodology to fill the information gap and increase the technical and financial operation of rural and peri-urban water systems. Of course, managers need different tools to implement asset management. In the next posts, the tools being developed by the WASH Alliance International, their conceptualization and their main challenges will be shared.

Special thanks go to Sudarshan from CIUD for sharing his experiences with Asset Management. This document was developed by Practica Foundation as a member of the WASH Alliance International, partner of the WASH SDG Consortium. For more information please contact: info@practica.org or visit www.practica.org. Photo credit: CIUD, Nepal.