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El camino hacia el desarrollo de herramientas para el manejo de activos

Esta entrada fue realizada por PRACTICA Foundation como miembro de la RWSN.

En el ultimo post, se mostraron las herramientas para el manejo de activos que se estan desarrollando por la Alianza WASH Internacional. Las experiencias previas demostraron que utilizar un enfoque basado en los usuarios es importante para incrementar el impacto de los proyectos. Para este caso, las actividades principales incluyeron un mapeo de usuarios y sus necesidades, diseño de herramientas y pruebas en campo asi como su promocion en las comunidades.

Aditi Goyal, coordinadora de Smart-tech se refiere al proceso de diseño como uno basado en pequeñas iteraciones.

“Hay muchas maneras de llegar al mismo punto. Lo importante es llegar a donde el usuario necesita que lleguemos“

Ella se refiere a las características, usabilidad y adaptabilidad de las herramientas que se están desarrollando. Destacando la importancia de escuchar los puntos de vista de todos los actores que se encuentra involucrados en el proyecto. De experiencias previas, Aditi está consciente que los primeros borradores siempre tienden a ser completamente diferentes a lo que se entregan como producto final. Sin embargo, el proceso de confrontar y discutir las ideas conlleva a una etapa de maduración de las mismas.

El proceso

A continuación, se presenta el proceso que se ha adoptado para el desarrollo de las herramientas para el manejo de activos:

1. Mapeo de usuarios y sus necesidades

El proceso comienza con trabajo de campo, interactuando con las comunidades locales para entender el contexto en el cual se van a utilizar las herramientas. Este proceso incluye un mapeo de quienes serán los usuarios finales, definir sus características en relación a sus medios de vida, conexión a internet, nivel educación y a la manera en la que actualmente obtienen y utilizan la información relacionada a sus sistemas de agua. Definitivamente, esto contribuye a determinar acertadamente cuales son las características de las herramientas que harán la vida de los usuarios mas fácil.  Un enfoque participativo e inclusivo asegura que los grupos vulnerables sean tomados en cuenta durante todo el proceso.

2. Diseño y desarrollo del producto

En esta sección se aborda la forma final que tendrán las herramientas, así como su contenido. Este proceso se lleva a cabo por medio de múltiples iteraciones que deben incluir a todos los actores. De acuerdo a la experiencia de la Alianza WASH Internacional, un buen mapeo de necesidades siempre facilita el proceso de diseño. Comúnmente, este proceso se lleva a cabo por medio de trabajo de campo. Sin embargo, debido a las restricciones impuesta por la pandemia de Covid-19, esto no fue posible para este proyecto.

3. Pruebas, promoción y entrega de las herramientas.

Este proceso no se ha realizado aún. Una vez que las herramientas hayan sido programadas y probadas por las organizaciones locales en Nepal (CIUD y Lumanti) se va a identificar y a proveer de apoyo técnico a una institución local que se encargue de implementar y adoptar las herramientas en todo el país. La aplicación web, el tablero de control y la herramienta de aprendizaje online serán circuladas con todos los grupos para los que ha sido diseñada. Las herramientas se encuentran en un ambiente publico para permitir cambios y mejoras conforme son necesarios (para este proyecto, el ambiente de Moodle ha sido seleccionado). El software recibirá mantenimiento por los próximos 5 años, por la misma compañía que lo desarrollo.

Lecciones aprendidas…hasta ahora.

Algunas reflexiones finales han sido obtenidas de las discusiones que han tomado lugar en el proyecto.

Los comentarios de los usuarios son de suma importancia para lograr herramientas robustas. El equipo de diseño necesita pasar tiempo en el campo, entrevistando a los futuros usuarios y entendiendo las necesidades reales. Muchas veces, lo que creemos que necesitan los usuarios, tiende a ser completamente diferente a lo que realmente necesitan. Flexibilidad, comunicación y buena planeación ayudan a solventar las dificultades en los proyectos. Por ejemplo, para este proyecto no fue posible realizar trabajo de campo debido a las restricciones impuestas por Covid-19. Para superar esto Smart-tech distribuyó las herramientas con el personal de campo para verificar su usabilidad y obtener comentarios con respecto a su implementación en condiciones reales. Estas acciones incrementan la comunicación entre los actores involucrados, ayudando a alcanzar las metas de una manera mas eficiente. Como se refiere Aditi:

‘Tener una planeación adecuada ha sido importante para el proyecto, ya que permite monitorear los productos y revisar si se han alcanzado las metas en tiempo y forma’

Agradecimiento especial para Aditi Goyal por su participación al proveer información para este blog. Este documento has sido creado por la Fundación Practica como miembro de la Alianza WASH Internacional, como p arte del Consorcio WASH SDG. Para mas información por favor contactar: info@practica.org; o visita http://www.practica.org. Foto: CIUD Nepal.

La feuille de route pour le développement d’outils de gestion des actifs (GA)

Ceci est un blog de la Fondation PRACTICA, organisation membre du RWSN.

Dans le précédent article, les outils de GA en cours de développement par la WASH Alliance International ont été présentés. Nos expériences précédentes ont démontré qu’il est important d’adopter des approches inclusives et centrées sur les utilisateurs pour augmenter l’impact des activités du projet. Les principales étapes que nous avons suivies pour mettre en place une telle approche sont détaillées dans cet article.

Aditi Goyal, la coordinatrice du développement de l’apprentissage en ligne chez Smart-tech (une entreprise technologique népalaise) qualifie ce projet de « processus itératif continu ».

« Il y a plusieurs manières d’arriver au même résultat. L’important est d’arriver là où les utilisateurs nous emmènent »

Elle fait référence aux fonctionnalités, à la convivialité et à l’adaptabilité des outils à développer. Être à l’écoute du point de vue de chacun représente un atout pour la mise en œuvre du projet. Ses expériences précédentes lui ont apprises que les premières ébauches ont tendance à différer complètement de ce qui est livré en tant que produit final. Pourtant, elles sont essentielles au processus de maturation dans lequel les idées sont confrontées, partagées et améliorées par un processus de rétroaction continue.

Feuille de route 

1. Évaluation des besoins et cartographie des utilisateurs

Nous avons commencé en allant sur le terrain afin d’interagir avec les communautés locales et de comprendre le contexte dans lequel les outils de GA seraient pilotés. Une cartographie des utilisateurs potentiels a été réalisée, incluant la définition de leurs caractéristiques en termes de moyens de subsistance, de connectivité internet, de taux d’alphabétisation, et la manière dont ils collectent et utilisent actuellement les informations pour effectuer des travaux sur les systèmes. L’objectif ayant été de définir les besoins auxquels les outils doivent répondre. Une approche participative et inclusive a été adoptée afin de garantir la prise en comptes des groupes vulnérables et de leurs besoins dans l’ensemble du processus.

2. Conception et développement

Cette étape a permis de décider à quoi ressembleraient les outils, comment les informations seraient présentées, et le contenu devant être priorisé. C’était un processus long car plusieurs itérations ont été effectuées avant que tous les acteurs impliqués soient d’accord sur le produit final. L’expérience de l’Alliance Internationale WASH montre qu’une bonne évaluation des besoins facilitera toujours le processus de conception. Idéalement, le travail sur le terrain doit avoir lieu pendant les itérations pour évaluer si le développement est en bonne voie. Cependant, en raison des restrictions imposées par le Covid-19, il n’a pas été possible d’effectuer toutes les vérifications sur le terrain durant cette phase.

3. Test, promotion et mise à l’échelle des outils.

Ce processus n’a pas encore eu lieu. Une fois les outils programmés et testés, les partenaires locaux de l’Alliance Internationale WASH au Népal (CIUD et Lumanti) identifieront et fourniront une assistance technique aux hôtes institutionnels qui suivront la mise en œuvre et l’adoption des outils dans tout le pays.

L’application, le tableau de bord et l’outil e-learning seront diffusés auprès des différents groupes cibles. Les outils seront fournis dans un environnement open source pour permettre une mise à l’échelle et une amélioration continue (par exemple, Moodle a été sélectionné pour l’apprentissage en ligne). Le logiciel sera techniquement maintenu et mis à jour pendant une période de 5 ans par la société de logiciels sous contrat.

Leçons apprises… jusqu’à présent

Des leçons clés ont été extraites des discussions avec les parties prenantes impliquées concernant leurs expériences dans ce projet et ailleurs.

Les commentaires des utilisateurs sont extrêmement importants pour développer un outil robuste. L’équipe doit passer du temps sur le terrain, échanger avec les futurs utilisateurs et comprendre leurs principaux besoins. Ce que nous pensons que les utilisateurs veulent et ce dont ils ont réellement besoin sont souvent deux choses différentes.Flexibilité, communication et bonne planification aident à surmonter les difficultés des projets. Il n’était pas possible de mener des travaux sur le terrain en raison des restrictions liées au Covid-19. Mais pour surmonter ce problème, SmartTech a partagé les outils avec les agents locaux qui ont effectué les vérifications et obtenu des retours sur la convivialité et l’opérabilité des outils. Une bonne communication entre les acteurs impliqués, aide à atteindre les objectifs de manière plus efficace. Comme Aditi le mentionne :

« Suivre le calendrier de planification est important depuis le début du projet, cela m’aide à suivre les livrables et à voir si les objectifs ont été atteints à temps »

Des remerciements particuliers vont à Aditi Goyal pour ses idées sur le processus de développement d’outils. Ce document a été développé par la Fondation Practica en tant que membre de l’Alliance Internationale WASH, partenaire du WASH SDG Consortium. Pour plus d’informations : info@practica.org / http://www.practica.org. Crédit photo: CIUD Nepal.

The road map for Asset Management tools development

This is a guest blog by RWSN Member Organisation PRACTICA Foundation.

In the last blog post, the Asset Management tools under development by the WASH Alliance International were presented. Previous experiences demonstrated that including user-centered approaches is key to increase the impact of project activities. The main activities for this project include a needs’ assessment, user story mapping, tool design, field testing promotion and the roll out of the tools.

Aditi Goyal, the e-learning development coordinator at Smart-tech, a Nepalese tech company, refers to this project as a continuous iterative process.

“There are many ways to get to the same place. The important thing here is to get where users take us”

She is referring to the features, usability and adaptability of the tools under development. Highlighting the importance of listening to everyone’s point of view represents an advantage for project implementation. From her previous experiences, she knows that first drafts tend to differ completely to what is delivered as final products. However, they are useful for the maturity process in which the ideas are confronted, shared and thus improved by a continuous feedback process.

The roadmap

Below, we present the process adopted to develop the asset management tools:

1. Need’s assessment and user story mapping

We began the process by going into the field. Enabling the interaction with local communities and understanding the context where the asset management tools would be piloted. This process included mapping of the potential users, defining their characteristics in terms of livelihoods, internet connectivity, literacy rates, and their current way of collecting and using information to perform works related to water system management. This supported in defining what the tools need to do to make their lives easier. A participatory and inclusive approach has been adopted to ensure that vulnerable groups and their needs were also considered in the whole process.

2. Design and development

This included deciding how the tools would look like, how the information would be presented, and the content that needed to be prioritized. This has been a lengthy process since multiple iterations needed to be done until all involved actors agreed on the final product. From the WASH Alliance International experience, a good needs’ assessment will always facilitate the design process. Normally, fieldwork should take place during the iterations to assess whether the development process is on the right track. However, due to the restrictions imposed by the spread of Covid-19, it was not possible to conduct all field verifications during this phase.

3. Testing, promotion and scaling of the tools.  

This process has not taken place yet. Once the tools have been programmed and tested, the local partners of the WASH Alliance International in Nepal (CIUD and Lumanti) will identify and provide technical assistance to the institutional hosts who will monitor the implementation and adoption of the tools throughout the country.

The app, dashboard and the e-learning tool will be circulated among  different target groups. The tools will be provided in an open-source environment to enable further scaling and improvement (for example for the e-learning Moodle has been selected). The software will be technically maintained and updated for a period of 5 years by the contracted software company.

Lessons learned…so far.

Key lessons have been extracted from the discussions with involved stakeholders regarding their experiences in this and other related projects.

User feedback is extremely important to make a robust tool. The team needs to spend time in the field, talking to future users and understanding their main needs. What we think users want and what they actually need is often quite different.

Flexibility, communication and good planning helps to overcome difficulties in projects. For example, there was no possible to conduct fieldwork due  to Covid-19 restrictions. To overcome this issue SmartTech shared the tools with local field officers to do the verification and to obtain feedback about the usability and operability of the tools. These actions enhance communication among involved actors, helping to achieve goals in a more efficient way. As Aditi refers:

‘Following the planning schedule has been important since the beginning of the project, it helps me to track the deliverables and to see whether the goals have been achieved on time’.

Special thanks go to Aditi Goyal for her insights on the process of tool development. This document was developed by Practica Foundation as a member of the WASH Alliance International, partner of the WASH SDG Consortium. For more information please contact: info@practica.org; or visit http://www.practica.org. Photo credit: CIUD, Nepal.

Just another toolbox? How user-centered design and locally led IT development keep water flowing

This is a guest blog by RWSN Member Organisation PRACTICA Foundation.

The WASH Alliance International value proposition for tools supporting sustainable water systems’ maintenance in rural settings

In previous posts, it was discussed why Asset Management (AM) represented an opportunity for improving the technical and financial operation of water systems in the Global South. However, experiences have taught us that simply proposing ‘tools’ as a solution for sustainable water management is not the answer. Since the 1980s, AM tools have been available as complex software packages with huge data requirements. As a start point to simplify the implementation of AM, Practica Foundation built an Excel-based tool. However, it became clear that an Excel tool might not be user-friendly and can easily become too complicated and time consuming to be effectively used by local water operators and user committees.

The value proposition from the WASH Alliance International approach

The WASH Alliance International under the WASH SDG programme is developing a set of open-source tools based on iterative and human-centred design processes. The development of the tools is led by SmartTech, a software company based in Nepal.  To ensure that all users’ needs are considered, plenty of time has been invested in actively engaging local stakeholders.  This group consist of water user committees, men and women, entrepreneurs and regulating bodies such as (local) governments. The stakeholders are engaged in the design, prototyping, and field testing.

 ‘What triggered me the most, is the high level of collaboration that the stakeholders have achieved, supported by the WASH Alliance International’. – Serish Dhital, Project Lead at Smart Tech.

He further adds, ‘the design team should spend enough time understanding who the users are, what their specific needs are, what their priorities and constraints are. In the end, this will result in the development of a tool that is easy to understand, and that people really want to use because it makes their lives easier and has clear benefits such as time-saving and cost-effectiveness.

Asset Management ‘tools’
  1. E-learning tool

To guide the asset management application, it is important that everyone involved has a clear understanding of the concept of asset management. Therefore, a capacity building component has been integrated in the introduction of asset management toolbox. The e-learning is a user-friendly interactive tool that makes use of Moodle (an open-source platform). The learning process has been separated into 3 different modules, each of them aiming at different target groups. The first one aims for the water user committee members (WUC), representatives from the government of villages or towns. Here the e-learning tool deals with the basics and why of implementing Asset Management in rural and peri-urban water systems.

The second target group includes the water systems’ caretakers and NGO field-level staff. Here, the addressed topics are more technical and practical oriented, including the implementation and monitoring of an asset management plan in a real-life setting. The third module aims at professionals from government, NGOs and private companies. Here, the main focus is to translate the knowledge that has been acquired in the first two modules into a solid AM strategy and plan. Including a section to analyze different costing and tariff scenarios.  

2. Android app

The app is in the process of development. Based on the identified needs the app is expected to include:

  1. A digital cashbook with the income and expenditures per month.
  2. Maintenance activities per asset divided in three categories: preventive, inspective and reactive. With the possibility to include maintenance logs.
  3. Service monitoring  to check the provided service level  in terms of water quantity and quality.

3. Dashboard

The web-based dashboard allows to monitor maintenance, finance and to plan service activities for the systems’ assets. The envisioned functionalities include:

  1. Financial data visualization: Includes the current and expected annual income and expenditure, and a Cashbook with monetary flows.  
  2. Maintenance: Includes a detailed cost visualization of operation and maintenance costs, with a split up in material-, replacement-, labour costs. And a risk assessment for the systems’ assets.
  3. Service level monitoring: Includes the volumes of water supplied per month, and the water quality. And the possibility to check whether this is in line with volume of water sold, so non-revenue water can be accounted for.

In the next and last post of this blog series the road map for implementation, sharing, promotion, and scaling of the tools will be presented.

Special thanks go to Serish Dhital, project lead at SmartTech. This document was developed by Practica Foundation as a member of the WASH Alliance International, partner of the WASH SDG Consortium. For more information please contact: info@practica.org; or visit http://www.practica.org. Photo credit: CIUD, Nepal.

Juste une boîte à outils supplémentaire ? Comment une conception centrée sur l’utilisateur et le développement local des outils informatiques permettent à l’eau de continuer à couler

Ceci est un blog de la Fondation PRACTICA, Organisation membre du RWSN.

L’Alliance Internationale WASH valorise les outils soutenant la maintenance durable des systèmes d’approvisionnement en eau en milieu rural

Dans les articles précédents, nous avons expliqué pourquoi la gestion d’actifs (GA) représentait une opportunité pour améliorer le fonctionnement technique et financier des systèmes d’approvisionnement en eau dans les pays du Sud. Cependant, les expériences nous ont appris que proposer simplement des « outils » n’est pas une solution à la gestion durable de l’eau. Pour simplifier la GA, Practica a créé un outil basé sur Excel. Cependant, mais il s’est avéré que ce n’est pas forcément facile à utiliser et cela peut prendre beaucoup de temps avant que opérateurs locaux et les comités d’utilisateurs l’emploient efficacement.

La proposition d’approche de l’Alliance Internationale WASH

Dans le cadre du programme WASH SDG, sont développés un ensemble d’outils « open source » basés sur des processus de conception itératifs et centrés sur l’utilisateur. Le développement des outils est dirigé par SmartTech, une société basée au Népal. Pour s’assurer que tous les besoins des utilisateurs soient pris en compte, beaucoup de temps a été investi pour engager activement les parties prenantes locales. Comités d’usagers, utilisateurs, entrepreneurs, et organismes de régulation tels que les gouvernements (locaux) ont participé à la conception, au prototypage et aux tests sur le terrain.

« Ce qui m’a le plus frappé, c’est le haut niveau de collaboration que les parties prenantes ont atteint avec le soutien de l’Alliance Internationale WASH ». – Serish Dhital, chef de projet chez Smart Tech.

Il ajoute : « L’équipe de conception doit consacrer suffisamment de temps à comprendre qui sont les utilisateurs, quels sont leurs besoins, leurs priorités et leurs contraintes. Au final, cela se traduit par le développement d’un outil simple, et que les gens veulent vraiment utiliser car il leur facilite la vie et présente des avantages évidents tels que le gain de temps et de rentabilité. »

 « Outils » de gestion d’actifs
  1. Outil « e-learning »

Pour guider l’application de la GA, il est important que toutes les personnes impliquées en aient une bonne compréhension. Une composante de renforcement des capacités a été intégrée dans la boîte à outils de GA. L’e-learning est un outil interactif, basé sur Moodle (une plate-forme open source). Le processus d’apprentissage a été séparé en 3 modules, chacun visant des groupes cibles différents. Le premier s’adresse aux membres des comités d’usagers de l’eau, représentants des gouvernements locaux. Ici, l’outil traite des bases et décrit pourquoi la mise en œuvre de la GA est essentielle.

Le deuxième groupe cible comprend les opérateurs des systèmes et le personnel de terrain des ONG. Les sujets abordés sont plus techniques et pratiques, y compris la mise en œuvre et le suivi d’un plan de GA dans un cadre réel. Le troisième module s’adresse aux professionnels du gouvernement, ONG et entreprises privées. L’objectif principal est de traduire les connaissances acquises dans les deux premiers modules en une stratégie et un plan de GA solide. Il comprend une section pour analyser différents scénarios de coûts et de tarifs.

2. Application Android

Une application est en cours de développement. Sur la base des besoins identifiés, l’application devrait inclure :

  1. Un livre de caisse numérique avec les revenus et dépenses par mois.
  2. Les activités de maintenance par actif réparties en trois catégories : préventive, inspectrice et réactive, et la possibilité d’inclure les journaux de maintenance.
  3. Surveillance du service pour vérifier le niveau fourni en termes de quantité et de qualité de l’eau.

3. Tableau de bord

Le tableau de bord sur le Web permettra de surveiller la maintenance, les finances et de planifier les activités de service. Les fonctionnalités envisagées incluent :

  1. Visualisation des données financières : revenus et dépenses annuels, actuels et attendus, et un livre de caisse avec les flux monétaires.
  2. Maintenance : comprend une visualisation détaillée des coûts d’exploitation et de maintenance, avec une répartition en coûts de matériel, de remplacement et de main-d’œuvre. Et une évaluation des risques pour les actifs des systèmes.
  3. Surveillance du niveau de service : comprend les volumes d’eau fournis par mois, la qualité de l’eau, et la possibilité de vérifier si cela correspond au volume d’eau vendue. Ainsi l’eau non facturée peut être comptabilisée.

Dans le dernier article de cette série de blogs, la feuille de route pour la mise en œuvre, le partage, la promotion et la mise à l’échelle des outils sera présentée.

Merci à Serish Dhital, chef de projet chez SmartTech. Ce document a été développé par la Fondation Practica en tant que membre de l’Alliance Internationale WASH, partenaire du WASH SDG Consortium. info@practica.org / www.practica.org. Credit photo: CIUD, Nepal.

¿Solo otra herramienta? Por que es necesario involucrar el conocimiento local y enfocarse en las necesidades del usuario para mantener el agua fluyendo

Esta entrada fue realizada por PRACTICA Foundation como miembro de la RWSN.

La propuesta de valor de la Alianza WASH internacional para el desarrollo de herramientas enfocadas en el manejo sostenible de los sistemas de agua en el medio rural.

En publicaciones anteriores se presento el por qué el Manejo de Activos (MA) es una oportunidad mejorar la operación técnica y financiera de los sistemas de agua de los países en desarrollo. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que las ‘herramientas’ por si solas no son suficientes para solucionar los problemas que aquejan el recurso agua en las zonas rurales. Desde 1980, diferentes herramientas sobre el MA han estado disponibles, pero resultan ser softwares complejos y que requieren una gran cantidad de datos para poder operar. Para facilitar este proceso, la Fundación Practica creó una herramienta basada en Excel. Tras su implementación se volvió claro que Excel se puede convertir en una herramienta complicada y que requiere mucho tiempo y esfuerzo para ser puesta en operación por los organismos operadores de agua locales.

La propuesta de valor de la Alianza WASH Internacional

Dicho lo anterior, la Alianza WASH Internacional auspiciada por el consorcio WASH SDG esta trabajando en el desarrollo de herramientas de código abierto, enfocadas en facilitar la experiencia del usuario. La compañía de software basada en Nepal y encargada del desarrollo de la herramienta es SmartTech.

Para satisfacer las necesidades de todos los usuarios, se ha invertido el tiempo suficiente en tener discusiones con los diferentes actores que resultan involucrados en el uso de la herramienta. Entre ellos se incluye comités locales de agua, hombres y mujeres emprendedores, y organismos reguladores de gobiernos locales. El proceso engloba el diseño, prototipado y pruebas de campo.

‘Lo que mas me llamó la atención, es el alto nivel de colaboración que existe entre los diferentes actores, todo esto dirigido por la Alianza WASH Internacional’. – Serish Dhital, Líder de Proyecto en  Smart Tech.

Serish menciona, ‘los encargados de diseñar el software deben destinar mas tiempo a entender quienes van a ser los usuarios, cuales son sus necesidades y sus prioridades especificas. Esto va a resultar en el desarrollo de herramientas realmente útiles para los usuarios.

Herramientas para el Manejo de Activos
  1. Herramienta de aprendizaje online

Para comenzar el desarrollo de las herramientas de MA es importante que los conceptos básicos sean básicos entre todos los involucrados. Para lo cual el componente de capacitación ha sido integrado en la introducción de las herramientas para MA. La herramienta se esta desarrollando en una plataforma de acceso libre (Moodle). Separada en 3 módulos cada uno con enfoques diferentes. El primer modulo se enfoca en los miembros de los comités locales de agua, y representantes locales. Los temas que se abordan son el por qué y los conceptos básicos del MA para los sistemas de agua.   

El segundo grupo incluye los gerentes de los sistemas de agua y personal de campo de ONG locales. Enfocándose en la implementación y el monitoreo de un plan de MA en la vida real. Finalmente, el tercer modulo se enfoca en educar a personal del gobierno y de primer nivel de ONG, y empresas privadas. Aquí los temas incluyen el desarrollo de un plan solido para el manejo de activos. Incluyendo un análisis multivariado con diferentes tarifas y niveles de servicio.

2. Aplicación Android

La aplicación se encuentra en proceso de desarrollo. Basada en las necesidades que han sido identificadas puede incluir:

  1. Un monedero digital que muestre entradas y salidas de dinero por mes.
  2. Monitoreo de las actividades de mantenimiento dividido en tres categorías: preventivo, de inspección y de reacción. Incluyendo un cuadro de control.
  3. Monitoreo de la calidad del servicio provisto por el sistema a los usuarios.  

3. Panel de Control

El panel de control online permite monitorear las actividades de mantenimiento, financieras y planear las actividades a futuro que permitan mantener el nivel de servicio que se ha acordado.

Entre las principales funciones del panel de control se incluyen:

  1. Visualización de datos financieros: Incluye los ingresos esperados y los reales por año, así como el flujo de dinero real anual.
  2. Mantenimiento: Incluye los detalles de los costos de mantenimiento-, desglosándolos en materiales, mano de obra y herramientas. Incluye también el análisis de riesgo para los componentes del sistema de agua.
  3. Monitoreo del nivel de servicio: Incluye un análisis de los volúmenes y la calidad del agua proporcionada cada mes. Así como el volumen de agua que se ha cobrado, esto para contabilizar las fugas de agua y dinero.

En la siguiente y ultima publicación de este blog, se presentará el proceso que se ha seguido para la implementación, desarrollo y puesta en marcha de las herramientas que se han presentado.

Se hace un agradecimiento especial a Serish Dhital, líder de proyecto en SmartTech. Este documento fue desarrollado por la Fundación Practica como miembro de la Alianza WASH Internacional, parte de el consorcio WASH SDG. Para mas información por favor contactar info@practica.org o visita www.practica.org. Foto: CIUD Nepal.

A qué se refiere el Manejo de Activos?

Esta entrada fue realizada por PRACTICA Foundation como miembro de la RWSN.

La definición, ventajas y principales pasos para aplicar el manejo de activos en los sistemas de agua

Después de identificar los principales retos que la Alianza WASH ha sobrellevado en proyectos anteriores, el concepto de Manejo de Activos ha emergido. ¿Qué es? ¿Cómo puede ser útil para los usuarios y gerentes de sistemas de agua en su día a día?

Sudarshan Rajbhandari, el director de programa de CIUD (una ONG local en Nepal) comparte su historia sobre la primera vez que escucho sobre este concepto.

‘La primera vez que escuché sobre manejo de activos me sorprendí. Para mi es como poner todas las piezas de unas rompecabezas juntas’

Los sistemas de agua en Nepal generalmente se construyen se realizan con fondeo de agencias donantes y contribuciones de las comunidades. Una vez que los sistemas han sido construidos, es tarea de las ONG el promover el desarrollo de capacidades en los temas de mantenimiento, operación y planeación. Sin embargo, todas estas actividades no se realizan con una mentalidad de mejora continua. Es decir, se realiza con una visión de corto plazo, se resuelven los problemas conforme se van encontrando.

Sudarshan concuerda que el Manejo de Activos es un concepto que ayuda a organizar todas las actividades que actualmente se llevan acabo en los sistemas de agua. Mejorando la operación técnica y financiera. A continuación, se presenta una definición del concepto de Manejo de Activos.

‘Manejo de Activos se refiere a la actividad de alcanzar y mantener el nivel de servicio adecuado durante un determinado periodo de tiempo a un determinado costo.’

Componentes principales de un plan de Manejo de Activos

Idealmente el concepto del manejo de activos debe ser utilizado durante la fase de diseño del proyecto. Sin embargo, también se puede utilizar para optimizar o rehabilitar la infraestructura pre-existente. Se conforma de los siguientes pasos.

Paso 1: Plan de mantenimiento basado en el nivel de servicio.

  1. Inventario de activos: se enfoca en proveer una visión clara de los componentes en el sistema. Indicando la posición, estado actual, y la manera mas propensa a fallar y su efecto en el sistema.
  2.  Nivel de servicio: Una vez que conocemos cuales son los activos que conforman el sistema, el siguiente paso es acordar en el nivel del servicio que se va a proveer (la cantidad y la calidad del agua, a quien se va a proveer, a que hora, y bajo que condiciones). Especial atención se debe de prestar a asegurarse que se provee de agua a toda la comunidad (incluidos pobres y discapacitados).
  3. Definición de la tarifa: Una vez definidos el nivel de servicio y el inventario de activos, el costo de mantenimiento anual puede ser estimado. Sirviendo como línea base para determinar la tarifa.
  4. Finalmente, con la información recabada hasta este punto se puede construir el plan de mantenimiento anual, con información detallada sobre los ingresos y los costos de operación del sistema.

Paso 2: Optimización iterativa del Sistema. Al comparar los costos estimados con los ingresos esperados se puede comenzar a optimizar el sistema. Por ejemplo, cuando un sistema tiene un déficit de ingresos, el nivel del servicio se debe de disminuir, o bien la tarifa del agua debe incrementarse. Con esta información todos los actores involucrados pueden realizar iteraciones hasta mejorar el servicio del sistema.

Paso 3: Monitoreo y ajuste. El siguiente paso consiste en el monitoreo de indicadores del sistema: volumen y calidad del agua distribuida, asequibilidad, fiabilidad, accesibilidad y mas. Esto ayudara a comparar las estimaciones que fueron realizadas con los datos reales. Por ejemplo, ¿Los ingresos y gastos son como se esperaba? Y si no, ¿Cuáles son los ajustes que se pueden realizar para mejorar el funcionamiento del sistema? En el mejor de los casos, ¿Se puede incrementar el nivel del servicio por el mismo precio?

Para finalizar esta publicación es importante considerar la visión de Sudarshan para los años venideros en lo que refiere a la operación de los sistemas de agua.

‘No se puede manejar lo que no se entiende’

Desde su perspectiva el Manejo de Activos es una herramienta importante para disminuir la falta de información con respecto a la operación y mantenimiento de los sistemas de agua. Queda claro que, para implementar esta metodología se pueden utilizar diferentes herramientas. En el siguiente post se hará un breve recuento de las herramientas que la Alianza WASH Internacional se encuentra desarrollando en Nepal.

Agradecimientos especiales a Sudarshan de CIUD por compartir sus experiencias con el Manejo de Activos. Este documento fue realizado por la Fundación Practica como parte de la Alianza WASH Internacional, parte del consorcio WASH SDG. Para más información contactar: info@practica.org; o visite http://www.practica.org. Foto: CIUD Nepal.

A quoi se réfère la gestion des actifs?

Ceci est un blog de la Fondation PRACTICA, Organisation membre du RWSN.

La définition, les avantages et les principales étapes pour gérer durablement les systèmes d’approvisionnement en eau

Notre premier blog traitait des principales contraintes rencontrées par l’Alliance Internationale WASH lors de son travail sur l’ODD 6 dans les pays du Sud. Sur la base de son évaluation, l’Alliance a estimé que la gestion des actifs (GA) est l’une des meilleures méthodologies pour améliorer la durabilité des systèmes d’approvisionnement en eau ruraux et périurbains. Cependant, qu’est-ce que la gestion d’actifs et en quoi peut-elle être utile à la fois aux gestionnaires et aux utilisateurs dans leurs activités quotidiennes ?

Sudarshan Rajbhandari, le directeur de programme du Centre de développement urbain intégré (CIUD, une ONG locale au Népal), partage sa réaction lorsqu’il a entendu parler de ce concept :

« La première fois que j’ai entendu parler de la gestion d’actifs, j’ai été surpris. On aurait dit que toutes les pièces du puzzle de la « gestion du système d’adduction en eau » étaient enfin réunies.

Les systèmes d’approvisionnement en eau au Népal sont principalement construits grâce au financement d’agences donatrices et aux contributions des communautés locales. Une fois les systèmes construits, certaines ONG locales se chargent de fournir des formations de renforcement des capacités sur l’entretien et l’exploitation. Cependant, ces apprentissages sont mis en pratique sans planification à long terme. Les problèmes ne sont traités que lorsqu’ils apparaissent, ce qui conduit à des solutions temporaires, et bon marché, non-viables à long terme.

Sudarshan convient que la gestion des actifs est un cadre complet qui aide à combiner tous les concepts déjà mis en place au Népal. L’application de cette méthodologie ne renforce pas seulement le fonctionnement technique, mais aussi les aspects financiers.

Définition de la gestion des actifs:

« L’activité consistant à atteindre et à maintenir les besoins d’approvisionnement en eau convenus (= niveau de service) pendant une période prolongée et à un certain coût »

Principaux éléments d’un plan de gestion des actifs

Idéalement, la gestion des actifs est appliquée pendant la phase de planification et conception de tout nouveau système d’approvisionnement en eau, mais elle peut également être utilisée pour optimiser ou réhabiliter les infrastructures existantes. Elle se compose de trois étapes principales.

Étape 1 : Plan de maintenance basé sur un contrat de niveau de service.

  1. Inventaire des actifs et évaluation des risques : fournit un aperçu clair des composants du système et des risques associés. Sont listés : état actuel, durée de vie, aspects critiques, manières courantes dont les actifs tombent en panne, et effets sur l’ensemble du système.
  2. Accord de niveau de service : processus participatif d’établissement d’un accord sur le niveau de service (quantité et qualité d’eau à fournir, à qui, à quel moment, pour combien de temps et dans quelles conditions). Une attention particulière doit être accordée à l’inclusion.
  3. Définition du tarif : Avec les informations précédentes (niveau de service et inventaire des actifs), les coûts annuels de maintenance et de remplacement peuvent être estimés. Une base de référence est fixée pour l’accord tarifaire de l’eau entre les utilisateurs et les gestionnaires.
  4. Enfin, le plan de maintenance peut être élaboré, avec des informations détaillées sur les revenus et les coûts d’exploitation du système.

Étape 2 : Itérations d’optimisation du système. En comparant l’estimation des coûts avec le revenu estimé, on peut optimiser le système. Par exemple, lorsque le coût du système est plus élevé que le revenu, on peut soit abaisser le niveau de service, soit augmenter le tarif de l’eau pour parvenir à une analyse de rentabilisation durable. De telles itérations peuvent être faites jusqu’à ce que tout le monde soit d’accord.

Étape 3 : Suivi et ajustement. La troisième étape consiste à surveiller les performances du système (quantité d’eau, qualité, coût, la fiabilité, accessibilité, etc.). Cela permet de comparer les pronostics avec les données réelles. Par exemple, les revenus et les dépenses sont-ils conformes aux attentes ? Des ajustements peuvent-ils être faits ? Ou mieux encore, peut-on augmenter le niveau de service pour le même tarif ? Pour clore cet article, il est essentiel de considérer la vision de Sudarshan sur le fonctionnement des systèmes d’eau pour les années à venir.

« Vous ne pouvez pas gérer quelque chose que vous ne comprenez pas »

La gestion des actifs est une méthodologie clé pour combler le manque d’informations et augmenter le fonctionnement technique et financier des systèmes d’approvisionnement en eau ruraux et périurbains. Dans les prochains articles, nous présenterons les outils en cours de développement qui aideront les managers à mettre en place la GA.

Des remerciements particuliers vont à Sudarshan de CIUD pour avoir partagé son expérience avec l’outil de gestion des actifs. Document développé par la Fondation Practica en tant que membre de l’Alliance Internationale WASH, partenaire du WASH SDG Consortium. Pour plus d’informations, info@practica.org / www.practica.org. Photo: CIUD, Nepal.

What does Asset Management entail?

This is a guest blog by RWSN Member Organisation PRACTICA Foundation.

The definition, advantages and main steps to apply water systems’ asset management.

Our latest blog entry dealt with the main constraints the WASH Alliance International has encountered while working on SDG 6 in the global South. Based on its assessment, the WASH Alliance International felt that Asset Management is potentially one of the best methodologies to improve the sustainability of rural and peri-urban water systems. However, the question arises: What is asset management and how can it be useful for both managers, and users in their regular activities?

Sudarshan Rajbhandari, the Programme Director from Centre of Integrated Urban Development (CIUD, a local NGO in Nepal), shares his instant reaction when he heard about this concept:

‘The first time I heard about asset management I was quite surprised about it.  It sounded like all the pieces of the ‘water system management’ puzzle came together.’

Water supply systems in Nepal are mostly constructed through funding from donor agencies, and with contributions from local communities. Once the systems have been constructed, some local NGOs take up the task to provide capacity building trainings on maintenance and operation. However, these learnings are put into practice without a long-term planning.  Problems are only addressed as they emerge which leads to temporary or quick & cheap solutions, which may not be sustainable in the long run.

Sudarshan agrees that Asset Management is a comprehensive framework that helps to combine all the concepts already being considered in the context of Nepalese water systems. Applying this methodology does not only strengthen operation technically, but also financially. It ensures water systems are functioning continuously.

Defining Asset Management: ‘The activity of achieving and maintaining the agreed water delivery needs (=service level) during a sustained period of time at a certain cost’

Main components of an Asset Management plan

Ideally, asset management is applied during the planning and design phase of any new water supply system, but it can also be used to optimize or rehabilitate existing infrastructure. It consists of three main steps.

Step 1: Maintenance plan based on a service level agreement

  1. Asset inventory & Risk Assessment: provides a clear overview of the system components and their associated risks. It shows their position, current state, expected lifespan, most critical aspects and common ways in which the assets can fail and the effect on the overall system.
  2. Service level agreement: entails a participatory process of establishing an agreement on the service level (the amount and quality of water to be provided, to whom, at what time, for how long and under which specific conditions). Special attention should be given to the fundamental starting point of water allocation- being inclusive. Ensuring water provision to the community as a whole (including poor and disadvantage).
  3. Tariff definition: With the previous information (service level and asset inventory), the yearly maintenance and replacement costs can be estimated.  Setting a baseline for the water tariff agreement between users and managers. Users are often willing to pay more for higher service levels. All groups should be included in the discussion where differentiation in tariffs of certain groups can be an option.
  4. Finally, the maintenance plan can be developed, with detailed information about the income and costs of operating the system.

Step 2: System optimization iterations. By comparing the cost estimation with the estimated income one can optimize the system. For example, when a piped system has a higher cost than income, one can either lower the service level or raise the water tariff to come to a sustainable business case. With these insights, the involved actors can make iterations until everyone agrees with the service level.  

Step 3: Monitoring and adjustment. The third step is to monitor the performance of the system (key parameters encompass water quantity, quality, affordability, reliability, accessibility, and more). This helps to compare prognoses with actual data. For example, are income and expenditures as expected? And if not, are adjustments required to ensure a sustainable solution? Or even better, can the service level be increased for the same tariff?

To close this post, it is key to consider Sudarshan’s vision on water systems’ operation for the coming years.

‘You cannot manage something that you do not understand’

He believes Asset Management is a key methodology to fill the information gap and increase the technical and financial operation of rural and peri-urban water systems. Of course, managers need different tools to implement asset management. In the next posts, the tools being developed by the WASH Alliance International, their conceptualization and their main challenges will be shared.

Special thanks go to Sudarshan from CIUD for sharing his experiences with Asset Management. This document was developed by Practica Foundation as a member of the WASH Alliance International, partner of the WASH SDG Consortium. For more information please contact: info@practica.org or visit www.practica.org. Photo credit: CIUD, Nepal.

Cuando los sistemas de agua potable se rompen …

Esta entrada fue realizada por PRACTICA Foundation como miembro de la organización RWSN.

La importancia del manejo de activos en los sistemas de agua potable en el contexto del desarrollo

Debemos de preguntarnos si la cobertura de agua potable en el mundo satisface el Objetivo de Desarrollo Sostenible (ODS) 6: “Agua limpia y saneamiento para todos”. Sería increíble poder contestar con un confiado “si” y tomando en cuenta todos los esfuerzos institucionales y el incremento en el numero de sistemas de agua en el mundo deberíamos estar celebrando nuestro progreso con respecto a este ODS.

Sin embargo, la respuesta no es tan sencilla. Cuando un sistema de agua potable es construido, también se requiere un esfuerzo continuo para mantener el agua fluyendo. Por ejemplo, el ultimo reporte (2014) de Nepal muestra que solo el 50% de los sistemas de agua en aquel país se encuentran funcionando actualmente. Esto implica que la gran mayoría de las comunidades rurales todavía no cuentan con acceso al agua o padecen severas restricciones. Ejemplos de estas restricciones son el solamente recibir agua por determinados periodos de tiempo, o que la calidad del agua sea tan baja que no pueda ser destinada al consumo humano.

Los problemas mas comunes en los sistemas de agua potable

Los desafíos a los que se enfrentan los gerentes de sistemas de agua potable son multifacéticos.

Uno de ellos es la gran atención que se le pone solamente a la fase constructiva. Una vez que el sistema esta construido se tiende a olvidar el esfuerzo continuo para operar y darle mantenimiento al sistema.  En el largo plazo, resulta mejor tener un plan solido en el cual se consideren todos los costos. Sin embargo, en la mayoría de los casos la estrategia recae en una visión de corto plazo, en la que los problemas se solucionarán solo cuando ocurran.

‘Cuando el sistema de agua falla…, entonces uno va y busca dinero para repararlo o cambiar la pieza’

Otro problema común es el sobredimensionamiento de los sistemas. Este problema se debe a la falta de información proveniente desde la perspectiva de los usuarios y a la falta de un balance entre las entradas y las salidas hablando en términos monetarios. Esto ocasiona que los diseños no correspondan con la situación real de las localidades. Resultando en sistemas que son mas costosos y complejos de operar. 

‘Algunos sistemas están entonces diseñados para fallar desde el momento en el que comienza su construcción’

Además, en el sistema no se cuenta con la planeación requerida para llevar acabo las actividades de mantenimiento, con miras a poder prevenir las refacciones que se van a necesitar.

‘Con altos niveles de falla y bajo nivel de servicio, es claro que los sistemas de agua potable en las comunidades rurales carecen de información. Esto es un síntoma inequívoco de solamente enfocarse en construir, sin preocuparse por finalizar un sistema que pueda ser funcional mucho tiempo. Dicho esto, surge una necesidad en el sector rural de profesionalizar la construcción de infraestructura siguiendo la metodología de manejo de activos (Boulenouar, 2014)’.

Los esfuerzos conjuntos de la alianza WASH

Desde 2019, la Alianza WASH Internacional ha estado trabajando en Nepal en la implementación de un proyecto piloto. En el cual los productos consisten en el desarrollo de una metodología y conceptualización de herramientas digitales para el manejo de activos en pequeños y medianos sistemas de agua. Este proyecto representa una oportunidad única para mejorar la sostenibilidad a largo plazo de los sistemas. La metodología incluye considerar a todos los actores involucrados, sus necesidades y sus capacidades en la conceptualización de las herramientas.

Desarrollo de las herramientas digitales en el contexto del desarrollo

El manejo de activos relacionados con la infraestructura no es un concepto nuevo, surgió en 1980 en Europa. Comúnmente se aplica a todo tipo de infraestructura pública como son puentes, autopistas, vías ferroviarias, etc. Existiendo una gran variedad de firmas especializadas que ofrecen sus servicios en la capacitación sobre este tema. A la par de una gran variedad de software que se encarga del manejo de activos en tiempo real.

Sin embargo, la gran mayoría de las herramientas se han desarrollado sin considerar las necesidades rurales. Esto resulta en programas muy completos, pero muy complicados de utilizar. Se convierten en obsoletos, pues los usuarios tienden a abandonar su uso.

En nuestro siguiente blog abordaremos los principales componentes de un plan de manejo de activos, el proceso de implementación y el rol que juega en la mejora de las finanzas de un sistema de agua potable.

Este documento fue realizado por Practica Foundation como miembro de la Alianza WASH, parte del consorcio WASH SDG. La información fue escrita por Aldo Zamarroni Peralta, con apoyo de los colegas de la Alianza WASH Internacional. Las fotografías han sido provistas por el Centro Integrado de Desarrollo Urbano (CIUD) ubicado en Nepal. Para más información por favor contactar: office@practica.org: y https://www.practica.org

Referencia: Boulenouar, J. (2014). Infrastructure asset management: a key building block for sustaining rural water services.